Upravljanje radnim sredstvima u Excelu: kada je popis dovoljan, a kada je softver bolji
Većina tvrtki počinje s Excel tablicom: inventarni broj, uređaj, lokacija, možda još i sljedeći termin ispitivanja. Dok je inventar malen i jedna osoba vodi popis, to dobro funkcionira. Teško postaje kad se uređaji sele s gradilišta na gradilište, kad unose više ljudi i kad se dodaju rokovi ispitivanja. Ovdje ćete pročitati što sadrži dobar Excel popis, gdje u svakodnevnom radu zapinje i kako svoje podatke prenijeti u softver za upravljanje radnim sredstvima.
Kako izgleda upotrebljiv popis radnih sredstava u Excelu
Jedan redak po stavci i najmanje ovi stupci:
- inventarni broj
- naziv, proizvođač, tip i serijski broj
- kategorija, npr. električni alat, ljestve ili vozilo
- lokacija ili gradilište
- odgovorni zaposlenik
- datum kupnje i istek jamstva
- posljednje ispitivanje, sljedeće ispitivanje i ispitivač
- stanje i napomene
Kada je Excel dovoljan
Mala tvrtka s preglednim inventarom, jednom odgovornom osobom u uredu i malo opreme koja podliježe ispitivanju često se snalazi s uredno vođenim popisom. Excel je obično već instaliran, svatko ga zna koristiti, a uz uvjetno oblikovanje dospjeli termini ispitivanja postaju crveni.
Gdje Excel popis zapinje u svakodnevnom radu
Tko trenutačno ima udarnu bušilicu?
Popis zna samo ono što je netko unio. Preda li monter uređaj kolegi na gradilištu, rijetko tko to odmah promijeni u datoteci. Tada se zove i traži, a poneki se uređaj kupi drugi put jer se prvi ne može pronaći.
Termini ispitivanja bez podsjetnika
Excel sam od sebe ne šalje podsjetnike. Za to su potrebne makronaredbe ili dodatne usluge kao što je Power Automate. Bez njih netko mora redovito gledati popis, a u napornim tjednima to prvo otpada. Koji rokovi u Njemačkoj vrijede za električne alate, ljestve ili vozila, pročitajte u našem članku o obvezama ispitivanja radne opreme prema DGUV-u.
Dokaz na gradilištu
Prema njemačkim propisima, ako se oprema koja podliježe ispitivanju koristi na različitim mjestima, na mjestu uporabe mora postojati dokaz o posljednjem ispitivanju (§ 14. st. 7. BetrSichV). Excel datoteka na uredskom računalu poslovođi na gradilištu pritom malo pomaže.
Verzije i prava pristupa
S Microsoftom 365 više osoba može istodobno raditi u istoj datoteci. U mnogim tvrtkama ipak kruže kopije e-poštom. Tko je promijenio koji redak teško je pratiti, a tko smije otvoriti datoteku, obično u njoj smije i sve mijenjati.
Nema povijesti
Popis pokazuje trenutačno stanje. Tko je prije imao uređaj, koje je nedostatke imao i koliko je često bio na popravku, gubi se prepisivanjem. Tu povijest trebate ako rokove ispitivanja želite produljiti na temelju stope neispravnosti.
Usporedba Excela i softvera za upravljanje radnim sredstvima
| Excel popis | Softver za upravljanje radnim sredstvima | |
|---|---|---|
| Troškovi | obično uključen u Office paket | mjesečna licenca |
| Pronalaženje uređaja | ažuran koliko i posljednji unos | preuzimanje i predaja putem aplikacije |
| Označavanje | inventarni broj ručno | barkod ili QR naljepnica za skeniranje |
| Termini ispitivanja | ručna provjera ili makronaredba | automatski podsjetnik |
| Izvješća o ispitivanju, upute | u zasebnim mapama | izravno uz stavku |
| Povijest | prepisuje se | sprema se |
| Prava pristupa | po datoteci | po korisniku i ulozi |
Od Excela do softvera u pet koraka
- Očistite popis. Izbrišite dvostruke unose i otpisane uređaje, svakoj stavci dodijelite jedinstven inventarni broj.
- Odredite kategorije. Jedinstvene kategorije i tipovi kasnije olakšavaju filtriranje i planiranje ispitivanja.
- Dodajte rokove ispitivanja. Za svaku kategoriju unesite vrstu ispitivanja i rok iz svoje procjene rizika.
- Uvezite podatke. Craftcloud preuzima vaš Excel ili CSV popis, a naš tim pomaže pri uvozu.
- Označite uređaje. Postavite barkod ili QR naljepnice kako bi vaši zaposlenici mogli preuzimati i predavati uređaje putem aplikacije.
Upravljanje radnim sredstvima s Craftcloudom
U modulu Upravljanje sredstvima tvrtke Craftcloud vidite gdje se uređaj trenutačno nalazi, tko ga ima i kada dospijeva sljedeće ispitivanje. Ispitivanja i održavanje planirate u modulu Pregledi i održavanje, ručni i električni alat u modulu Upravljanje alatima, potrošni materijal u modulu Artikli i zalihe. Licenca ovisi o broju korisnika i stavki opreme i može se otkazati na mjesečnoj razini.
Opće razloge protiv Excela kao administrativnog alata, od sigurnosti podataka do izvješća, pronaći ćete u članku 7 razloga zašto je Excel kao IT alat zastario. Daljnje savjete skupljamo pod Digitalizacija u obrtu.
Zatražite besplatni demo: u 30 minuta pokazat ćemo vam kako funkcionira upravljanje sredstvima.
